Управленческий учет. Программа Капитал решение для автоматизации управленческого учета

Управленческий учет. Сайт программы Капитал.

  
 

Учетная политика. Учет денежных средств.

Учет денежных средств

К денежным средствам (для целей учета) относятся активы предприятия, имеющие ликвидность, наиболее близкую к наличным денежным средствам. Мерой ликвидности является возможность наиболее быстро и с наименьшими потерями конвертировать (продать) данный актив в наличные денежные знаки.

Возможные виды ДС для целей учета:

  • наличные денежные средства в кассе (кассах) предприятия;
  • банковские счета организации;
  • денежные средства, находящиеся на руках подотчетных лиц;
  • любые другие активы с высокой степенью ликвидности.

Специфика учета:

Денежные средства являются «тонким местом» для злоупотреблений как со стороны сотрудников организации, так и сторонних лиц. Поэтому детальный и оперативный учет движения денежных средств с максимальным уровнем детализации крайне необходим. Требования по оперативности к учету денежных средств выше, чем к другим видам учета.

При внедрении учета (или его модификации) необходимо также установить жесткие правила документооборота первичных подтверждающих документов для возможности контроля правильности вводимых данных.

В настоящее время большинство организаций используют в процессе своей деятельности несколько валют. Корректный учет валютных переоценок и курсовых разниц осуществляется системой «Капитал» автоматически при соблюдении правил ввода многовалютных документов.

11.1  Цели учета ДС

Сам факт необходимости учета движения денежных средств, будь то на бумаге, в электронных таблицах или любым иным способом, не требует доказательства. Основной вопрос стоит в возможности сделать этот вид учета достаточно прозрачным и, естественно, связанным с учетом всех других аспектов бизнеса. Неэффективность учета денежных средств отдельно от других активов проявляется, в первую очередь, в невозможности установления достаточной степени контроля, как за приходом, так и за расходом денег. Наибольшее количество злоупотреблений возникает в ситуациях, когда невозможно документально подтвердить расход или приход средств.

Для предпринимателей с опытом ведения бизнеса не будет новостью тот факт, что очень часто даже при хороших показателях прибыли предприятия за определенный период эта прибыль никак не отражается в кассе в виде денежных знаков. Прибыль может быть выражена в увеличении товарных запасов, уменьшении кредиторской задолженности, а также десятках других возможных вариантов. Учет движения денежных средств позволяет ответить на вопрос, куда ушли деньги.

Оперативный и детальный учет ДС также исключительно важен для составления бюджетов и прогнозов деятельности предприятия. Именно по наличию остатков ДС и статистике их движения может быть предоставлена информация о возможности и сроках погашения предприятием кредиторской задолженности, прогнозах объемов распределения прибыли учредителям и т.д.

11.2   Методика учета

Учет денежных средств рекомендуется вести в соответствии с методиками, представленными в системе «Капитал», включая набор форм и правил учета. Это существенно отразится на правильности составления отчетов системой.

При введении плана счетов организации рекомендуется максимально детализировать счета и субсчета, отображающие местонахождение денежных средств.

Если у предприятия есть несколько расчетных счетов в разных банках, имеет смысл отразить каждый из банковских счетов в виде отдельного счета или субсчета. Одним из вариантов организации счетов может быть введение банка как корневого многовалютного счета, а всех счетов организации в этом банке – как его субсчетов (в соответствующей валюте). Это существенно облегчит введение в «Капитал» банковских выписок или их импорт из используемой на предприятии бухгалтерской программы (импорт доступен в версиях «Lite», «Expert» и «Professional»). При импорте описанная структура счетов создается автоматически. Аналогично рекомендуется вести учет наличных денег, находящихся в кассах и сейфах предприятия.

Если организация выдает под отчет наличные средства в различных валютах, рекомендуется пользоваться встроенными средствами расчетов с подотчетными лицами. При этом каждому подотчетному лицу заводится многовалютный лицевой счет. Такое отличие от банковских счетов объясняется тем, что в ситуации с подотчетниками более важно знать итоговый остаток средств на руках - неважно, в какой валюте ему их выдали, он их, скорее всего, все равно обменяет в нужную ему валюту.

Особенности многовалютного учета и его методики более подробно описаны в разделе «Многовалютный учет».

Рекомендуемые счета для ведения учета ДС (пользователь может создавать дополнительные счета или субсчета для более детального учета и классификации): 

Название счета

Тип счета

Валюта счета

Наличные денежные средства

Денежные средства

MULT

Рублевая касса в зале

Денежные средства

RUR

Рублевый сейф на складе

Денежные средства

RUR

Долларовая касса

Денежные средства

USD

Счета в российском банке

Денежные средства

MULT

Расчетный счет

Денежные средства

RUR

Депозитный счет

Денежные средства

RUR

Долларовый счет

Денежные средства

USD

Счета в бельгийском банке

Денежные средства

EURO

Расчетный счет в ЕВРО

Денежные средства

EURO

Подотчетники

Денежные средства

MULT

Петров

Денежные средства

MULT

Иванов

Денежные средства

MULT

Векселя полученные

Денежные средства

RUR

Курсовые разницы

Доходы/Расходы

MULT

Излишки

Доходы

MULT

Недостачи

Прочие расходы

MULT

Прочие доходы/расходы

Доходы/Расходы

MULT

11.3  Приход денежных средств

Учет любых операций с денежными средствами рекомендуется проводить именно на дату их фактического зачисления или снятия, поскольку оперативность учета исключительно важна именно на этом участке учета.

11.3.1  Внесение учредителями при организации предприятия и в процессе работы

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

Расчеты с учредителями:

  Взносы (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем внесенных денежных средств в соответствующей валюте.

11.3.2  Безвозмездное получение

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

Прочие доходы/расходы

Рекомендуемая оценка операции: Фактический объем внесенных денежных средств в соответствующей валюте.

11.3.3  Приход в результате реализации продуктов/товаров/услуг

Более подробно операции, связанные с реализацией описаны в п. Реализация

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

Расчеты с покупателями

Рекомендуемая оценка операции: Фактический объем внесенных денежных средств на соответствующие счета в соответствующей валюте и соответствующих видах оплат.

11.3.4  Возврат средств поставщиком

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

Расчеты с поставщиками

Рекомендуемая оценка операции: Фактический объем внесенных денежных средств в соответствующей валюте.

11.3.5  Приход в результате привлечения стороннего (кредитного или инвестиционного) финансирования

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

Соответствующие счета обязательств

Рекомендуемая оценка операции: Фактический объем внесенных денежных средств.

11.4  Расход денежных средств

11.4.1  Покупка товаров/услуг

Дебет

Кредит

Расчеты с поставщиками

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем оплаченных денежных средств в соответствующей валюте.

11.4.2.  Погашение обязательств.

Под обязательствами в данном случае подразумевается любая кредиторская задолженность за исключением возникшей по расчетам с торговыми контрагентами (отражаемой в формах), по заработной плате и перед учредителями по распределению прибыли.

Дебет

Кредит

Соответствующие счета обязательств

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем оплаченных денежных средств в соответствующей валюте.

11.4.3  Возврат средств покупателям.

Дебет

Кредит

Расчеты с покупателями

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем оплаченных денежных средств в соответствующей валюте.

11.4.4  Выдача заработной платы.

Дебет

Кредит

Фонд оплаты труда

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем оплаченных денежных средств в соответствующей валюте.

11.4.5  Выдача авансов сотрудникам.

Дебет

Кредит

Текущие расчеты по ФОТ

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем выданных денежных средств в соответствующей валюте.

11.4.6  Распределение прибыли собственникам.

Дебет

Кредит

Расчеты с учредителями: Распределения

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем выданных денежных средств в соответствующей валюте.

11.5  Внутренние перемещения денежных средств.

11.5.1  Перемещения между различными счетами.

При достаточно детальном отображении фактического местонахождения денежных средств в плане счетов рекомендуется учитывать каждое перемещение денежных средств на момент фактического совершения операции.

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем внесенных денежных средств в соответствующей валюте.

11.5.2  Расчеты с подотчетными лицами.

Все расчеты с подотчетными лицами, включая выдачу, возврат, перемещение и расходование средств делаются с помощью специальных форм в разделе меню «Подотчетники».

11.5.3  Обмен валюты.

Обмен может производиться как непосредственно со счетов предприятия, так и подотчетниками. Во втором случае используется форма «Подотчетники»: «Обмен валюты подотчетным лицом».

Дебет

Кредит

ДС (соответствующий субсчет)

ДС (соответствующий субсчет)

Рекомендуемая оценка операции: фактический объем внесенных денежных средств в соответствующей валюте.

11.6  Примеры

11.6.1  Используемые формы

Операция

Форма

Внесение учредителями при организации предприятия и в процессе работы

Проводка – «Новая проводка»

Безвозмездное получение

Проводка – «Новая проводка»

Приход в результате реализации продуктов/товаров/услуг

Расчеты с покупателями – соответствующая форма в зависимости от срока поставки

Возврат средств поставщиком

Расчеты с поставщиками – «Возврат средств поставщиком»

Приход в результате привлечения стороннего (кредитного или инвестиционного) финансирования Покупка товаров/услуг

Проводка – «Новая проводка»

Погашение обязательств

Проводка – «Новая проводка»

Возврат средств покупателям

Расчеты с покупателями: «Возврат средств покупателю»

Выдача заработной платы

Ведомость выдачи заработной платы

Выдача авансов сотрудникам

Сотрудники: «Выдача аванса»

Распределение прибыли собственникам

Проводка – «Новая проводка»

Перемещения между различными счетами

Проводка – «Новая проводка»

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетники – соответствующая форма в зависимости от типа операции

Обмен валюты

Обмены и перемещения: «Обмен валюты»

11.6.2  Внесение денежных средств учредителями

Рис. 54

11.6.3  Получение денежных средств от покупателя

Рис. 55

11.6.4  Возврат средств поставщиком

Рис. 56

11.6.5  Получение кредита

Рис. 57

11.6.6  Выдача заработной платы

Рис. 58

11.6.7  Выдача средств под отчет

Рис. 59

11.6.8  Обмен валюты

Рис. 60

11.7  Многовалютный учет

Система «Капитал» поддерживает автоматический многовалютный учет. Все операции могут быть введены в любой валюте, все отчеты могут также быть построены в любой валюте на любую дату.

Среди всех валют в системе выделяется базовая валюта учета. Курсы всех остальных валют задаются в единицах базовой валюты, новые документы создаются с установленной базовой валютой. Просмотр отчетов возможен в любой валюте и не зависит от выбора базовой валюты. Таким образом, для большинства предприятий оптимальным выбором базовой валюты является Рубль РФ. При этом курсы вводятся в форме, публикуемой ЦБ РФ.

Валюты можно добавлять не только при создании компании, но и в процессе работы. Добавление валют осуществляется в форме Файл/Управление компаниями/Изменить текущую компанию. Следует учитывать, что удалить введенную валюту невозможно, поэтому при отсутствии немедленной потребности в учете конкретной валюты лучше оставить эти поля пустыми и заполнять их по мере необходимости. Для всех дополнительных валют необходимо указать код (желательно не более 3 символов, например, RUR, USD, EUR, JPY), полное наименование, курс к базовой валюте на дату начала учета.

Все счета в системе «Капитал» могут быть многовалютными или одновалютными. Единственное отличие между ними в том, что на одновалютных счетах система запрещает ввод документов в валюте, отличной от валюты счета. Использование одновалютных счетов настоятельно рекомендуется для учета денежных средств, так как это сильно упрощает контроль остатков и предотвращает неявный обмен валют. Все прочие счета удобнее делать многовалютными.

При изменении курса или проведении документа задним числом все обменные документы, затронутые этим изменением, пересчитываются. Это происходит автоматически в фоновом режиме, при этом в правом нижнем углу окна приложения появляется красная иконка с восклицательным знаком. Отчеты, построенные во время пересчета, могут быть некорректными. Не рекомендуется проводить изменения задним числом более чем на несколько месяцев назад, поскольку пересчет может занять продолжительное время.

11.8  Методика учета

11.8.1  Обмены

Если какая-либо операция включает обмен одной валюты на другую, в системе возникает две проводки в основной валюте.

Первая из них – проводка курсового обмена – корреспондирует дебетуемый и кредитуемый счета на фактические суммы обмениваемых валют.

Вторая – проводка курсовой разницы – корреспондирует дебетуемый или кредитуемый счёт со специальным счётом курсовой разницы. Она уравнивает разницу между фактическим и учётным обменными курсами. Сумма этой проводки равна разнице между дебетом и кредитом, выраженным в основной валюте по учётному курсу.

Для каждой валюты должен быть задан курс на любой период, в котором были операции в данной валюте. Если для какого-либо периода курс валюты не задан, то операции в этой валюте не могут быть осуществлены в этот период. Если в операции используются две валюты, ни одна из которых не является основной, то кросс-курс рассчитывается из курсов этих валют к основной валюте.

В системе «Капитал» фиксируется учетная политика, при которой сумма обменной операции принимается равной сумме дебета. Ниже приведены примеры проводок. Во всех примерах основной валютой является российский рубль (RUR).

Операция

Сумма дебета

Сумма кредита

Дебет

Кредит

Курс

Обмен рублей на доллары

1000 USD

28 000 RUR

Касса USD

Касса RUR

29 RUR/USD

Проводка обмена

29 000 RUR

Касса USD

Касса RUR

Проводка курсовой разницы

1 000 RUR

Касса RUR

Курсовая разница

Операция

Сумма дебета

Сумма кредита

Дебет

Кредит

Курс

Обмен рублей на доллары

1000 USD

30 000 RUR

Касса USD

Касса RUR

29 RUR/USD

Проводка обмена

29 000 RUR

Касса USD

Касса RUR

Проводка курсовой разницы

1 000 RUR

Курсовая разница

Касса RUR

Для учета курсовых разниц используется системный счет «Курсовые разницы» типа «Прочие доходы/расходы». При проведении каждой обменной операции с этого счета списываются/начисляются расходы/доходы в размере разницы между фактическим курсом обмена, указанным в документе, и учетным курсом, установленным в системе на дату операции.

11.7.2  Переоценки

Если какой-либо актив предприятия учитывается в одной валюте, а отчеты просматриваются в другой, то при каждом изменении курсов этих валют стоимость актива, показанная в отчете, будет изменяться, даже при отсутствии каких-либо операций с этим активом. Таким образом, при изменении валюты отчёта могут измениться и суммы баланса предприятия. При этом корректно отобразятся инфляционные процессы, ведущие к изменению активов и пассивов предприятия.

Система осуществляет переоценки автоматически путем создания проводок переоценки остатков по счетам при изменении курсов валют. Проводки переоценки создаются для всех валют системы, корреспондируют с доходно/расходным счетом «Курсовые переоценки» и используются системой при построении отчетов в соответствующей валюте.

Пример:

Предприятие имело на расчетном счете 28 000 рублей при курсе 28 RUR/USD. На следующий день курс изменился и составил 27 RUR/USD. Никаких других операций не проводилось.

В результате изменения курса будет автоматически создана проводка переоценки, которая используется только при построении отчета в долларах:

Сумма

Дебет

Кредит

37,04 USD =

(28000/27-28000/28)

Расчетный счет

Курсовые переоценки

Тогда отчеты будут содержать следующие данные (не затронутые данной операцией строки опущены):

Баланс в рублях:

 

День 1

День 2

Расчетный счет

28 000

0

Чистая прибыль

28 000

0

Прибыли и убытки в рублях:

 

День 1-2

Курсовые переоценки

0

Баланс в долларах:

 

День 1

День 2

Расчетный счет

1000

1037,04

Чистая прибыль

0

37,04

Прибыли и убытки в долларах:

 

День 1

День 1-2

Курсовые переоценки

 

37,04

При расчёте отчётов в рублях капитал предприятия не изменился, в то время как при расчёте в долларах – увеличился. Это произошло за счет прибыли, обусловленной изменением курса доллара, что повлекло за собой переоценку стоимости активов и пассивов предприятия в долларах.

Для учета переоценок активов используется системный счет «Курсовые переоценки» типа «Текущие активы». При каждом изменении курсов валют с этого счета списываются/начисляются расходы/доходы, возникшие в результате изменения стоимости активов.

 


Яндекс.Метрика
финансовый учет, учет средств